Tipps und Infos für eine gelungene Veranstaltung

im Harz

Die Organisation von Tagungen, Incentives oder Seminaren erfordert eine gut strukturierte Planung. Es beginnt mit grundlegenden konzeptionellen Überlegungen und gipfelt in der Entscheidung für eine bestimmte Tagungspauschale oder der Farbe der Kerzen.

Im Folgenden haben wir einige Punkte, die bei der Vorbereitung eines Firmenevents – unabhängig von der Größe – bedacht werden sollten, zusammengetragen und erläutert.

Art, Ziel und Teilnehmer der Veranstaltung

Hier geht es darum zu entscheiden, ob eine Veranstaltung einmalig stattfinden soll oder ob es sich um eine Veranstaltungsreihe handelt. Seminare und Workshops, deren Inhalte aufeinander aufbauen, sind Beispiele dafür. Häufiger werden jedoch Einzelveranstaltungen durchgeführt. Gleichzeitig ist die Dauer (ein- oder mehrtägig; Abendveranstaltung) festzulegen. Diese wird unter Umständen von den Zielen der Veranstaltung bestimmt.

Dies können sein:

Aus- und Weiterbildung (Seminare, Workshops, Teambuilding)
ekanntheit steigern (Unternehmen, Marke)
pressewirksame Produkteinführung oder Promotion-Aktion
Motivation (Incentives oft in Verbindung mit Teambuilding-Aktionen)
Informationsaustausch (Tagungen, Konferenzen, Kongresse)
Kommunikation: Akquisition von Neukunden oder Kundenbindung (Messen, Kunden-Events)

Eng mit den Zielen der Veranstaltung verbunden, ist die Entscheidung, wer eingeladen wird:

Neukunden und/oder Bestandskunden
Mitarbeiter
Partner / Mitglieder / Fachkollegen
Lieferanten
Für die Durchführbarkeit ist es oftmals notwendig, eine minimale und maximale Teilnehmerzahl zu bestimmen

Ort & Termin

Spätestens wenn Form, Ziel und Teilnehmerkreis fest stehen, ist es an der Zeit, sich Gedanken zur Region bzw. Stadt, Veranstaltungsstätte (Hotel, Location etc.) und zum Termin zu machen. Gerade im Harz spielt die (Jahres-)Zeit eine wichtige Rolle. Einige Outdoor-Aktivitäten, darunter Iglubau oder Skischuhwanderungen können nur im Winter durchgeführt werden. Andererseits lassen sich Empfänge, Gruppenarbeiten und Grillabende in Gärten und auf Terrassen eher im Sommer arrangieren.

Bei der Wahl des Ortes und der Veranstaltungsstätte spielen für gewöhnlich die Verkehrsanbindung bzw. Anfahrtszeit, die Kapazitäten und der Charakter der Location die entscheidende Rolle.

Im Hotel | In der Location

Veranstaltungsraum

Die Entscheidung für U- oder Blockform, Theater- oder parlamentarische Bestuhlung, Tafeln oder runde Tische hängt neben der Teilnehmerzahl von der Art der Veranstaltung ab. Was für ein Plenum ein Muss, ist für ein Seminar oft unsinnig. In jedem Fall sinnvoll ist die Überlegung, ob und wie viel Gruppenräume benötigt sind. Ebenfalls zu berücksichtigen ist die Notwendigkeit einer Bühne z.B. für ein Präsidium oder zusätzliche Flächen für eine begleitende Ausstellung.

Machen Sie mit Ihren Corporate Design aus einen X-beliebigen Veranstaltungsraum IHREN Veranstaltungsraum. Das bewirken großflächige Fahnen oder Logos z.B. am Rednerpult oder Firmen-Farben, die sich in der Dekoration, insbesondere bei Abendveranstaltungen, wieder finden.

Tagungstechnik

Zur so genannten Standardtechnik gehört mittlerweile neben Flipchart, Leinwand und Pinnwänden auch ein einfacher Beamer. Spezielle Anforderungen wie Tageslichtbeamer, eine Anlage für Simultanübersetzung, Videokonferenzen etc. sind im Vorfeld genau zu besprechen, da sie ggf. extra angemietet werden müssen.

Verpflegung

Wie möchten Sie die Teilnehmer bewirten? Tagungsgetränke, Vitalpausen mit Obst und Joghurt oder doch lieber frisch Gebackenes, Mittagsimbiss oder Menü u.w.s. Oder holen Sie sich ein Stück Harz auf den Teller mit Produkten der Regionalmarke Typisch Harz.

Übrigens erweisen sich Tagungspauschalen oft als sehr praktisch. Alle wichtigen Leistungen (Tagungsraum, Standardtechnik, Verpflegung) sind enthalten, was eine Kostenkalkulation im Vorfeld erleichtert.

Bei Dinner-Abenden und Banketten sind Menüfolgen und korrespondierende Weine auszuwählen. Gerade in Eventlocations stellt sich die Frage, wer das Catering übernimmt.

Übernachtung

Findet die Veranstaltung in einer Eventlocation statt, ist davon auszugehen, dass ein Transfer zum Hotel notwendig wird. Sehr große Veranstaltungen erfordern unter Umständen die Aufteilung der Teilnehmer auf verschiedene Hotels. Bei der Verwaltung von Zimmerkontingenten bieten die Kollegen der Tourist-Informationen Unterstützung an.

Programm

Je nach dem welcher Art Ihre Veranstaltung ist, werden Sie sich hier für Stadt- oder Schlossführungen, Outdoor-Team-Aktion oder Show-Acts entscheiden. Unsere professionellen Agenturen sorgen dafür, dass Veranstaltungsinhalte und Rahmenprogramm stimmig zueinander passen.

Für eine runde Veranstaltung sind tatsächlich viele Details zu beachten. Erfahrenen Organisatoren ist sicher sofort aufgefallen, dass hier noch ettliches unerwähnt geblieben ist. Gut, dass die Mitarbeiter in den Veranstaltungs- und Bankettabteilungen der Locations und Hotels im Harz TagungsPool Profis auf ihrem Gebiet sind. Darüber hinaus bieten die Agenturen Ihnen ihr Know-how an.

Wir wünschen Ihnen viele erfolgreiche und nachhaltige Veranstaltungserlebnisse im Harz!